Domande frequenti

E' possibile trovare una breve guida delle modalità ed attività necessarie all'avvio di un nuovo gemellaggio al seguente link: Aiccre-Come gemellarsi

Al fine di ottenere il rimborso delle spese sostenute, è necessario dimostrare:

•  che le spese sono state sostenute per la realizzazione del gemellaggio
•  che sono state sostenute nel periodo tra la pubblicazione del bando e il 31/12 (salvo deroghe)
• che la spesa è stata sostenuta dal soggetto che ne chiede il rimborso

I documenti di spesa sono diversi per le spese di personale e le altre spese.

Per i costi di personale (in cui rientrano esclusivamente i costi del personale dipendente) la documentazione richiesta è:

• cedolino
• F24
• copia del bonifico dello stipendio
• dichiarazione sul costo orario del/i dipendente/i e il numero di ore addebitate al progetto

NB: per tutta la documentazione relativa ai dipendenti è possibile oscurare tutti i dati non indispensabili a dimostrare la spesa (ad esempio, dati anagrafici e singole voci dello stipendio, dettagli dell’F24 ecc).

Al fine di giustificare le spese, sono richiesti i seguenti documenti:

• documento di pagamento (fattura, ricevuta, scontrino)
• quietanza di pagamento (documento di pagamento quietanzato oppure copia del bonifico)
• breve descrizione della spesa (da inserire nel file del rendiconto)

Le spese sono ammesse dalla data di pubblicazione del bando al 31/12 dell’anno di pubblicazione. Eventuali deroghe o richieste particolari vanno concordate con la segreteria di AICCRE FVG. Fa fede la data del documento di pagamento (fattura, ricevuta, scontrino) di ogni spesa.

A parte la categoria delle spese di personale, non ci sono categorie specifiche per quanto riguarda le altre spese sostenute nella realizzazione del progetto di gemellaggio. A titolo di esempio elenchiamo di seguito una lista non esaustiva di costi rimborsati in precedenti edizioni del bando gemellaggi:

• Spese di viaggio sostenute per visitare il Comune gemellato (biglietti aerei/altro, noleggio bus, parcheggi, pedaggi autostradali ecc.)
• Acquisto bandiere e segnaletica
• Cancelleria
• Vitto e alloggio per gli ospiti del Comune gemellato
• Spese di comunicazione (fotografo, operatore video, grafica, stampa di materiali di comunicazione ecc.)
• Realizzazione di omaggi (pergamene, targhe, gadget)
• Contributi per l’esibizione di associazioni/gruppi folkloristici nell’ambito delle manifestazioni del gemellaggio (anche presso territorio limitrofo al Comune gemellato

Sì, è possibile affidare il contributo e la sua gestione a un’associazione. Per farlo è sufficiente stipulare una convenzione tra il Comune beneficiario e l’associazione, e inoltrarne copia ad AICCRE FVG. Il Comune rimane comunque responsabile di fronte ad AICCRE FVG della gestione del contributo e ne rendiconterà l’utilizzo al fine di ottenere il rimborso.

È sufficiente indicare nel file del rendiconto il pagamento o pagamenti effettuati a favore dell’associazione e allegare copia della convenzione stipulata con essa. I pagamenti vanno dimostrati con le stesse modalità richieste per le altre spese (fattura, copia bonifico o quietanza, descrizione). Anche in questo caso, come per un contributo gestito direttamente dal Comune beneficiario, sarà necessario allegare al rendiconto una relazione dettagliata sulle attività.

Le prove di spesa e tutta la documentazione sulle attività realizzate dall’associazione con il contributo fornito dal Comune non saranno richieste da AICCRE FVG, si consiglia comunque al Comune che ha stipulato la convenzione di raccoglierle per eventuali future verifiche.

Il finanziamento che AICCRE FVG concede al Comune è inteso a copertura dell’80% delle spese sostenute per la realizzazione del gemellaggio. Questo significa che il Comune dovrà sostenere almeno il 20% dei costi. Al momento della compilazione della rendicontazione è necessario indicare il 100% dei costi, in modo che sia chiaramente evidente che il Comune ha contribuito a parte delle spese e in quale misura.

In fase di revisione e approvazione del rendiconto, il contributo concesso dovrà essere riconducibile all’80% della spesa effettivamente sostenuta (rispettando il tetto massimo assegnato in fase di concessione del finanziamento). Perciò, è possibile un conseguente ritocco al ribasso nel caso in cui la spesa vada ad intaccare la proporzione tra il totale dei costi sostenuti e l’80% oggetto di contributo.

Il contributo concesso può essere utilizzato anche a copertura delle spese di personale dipendente impiegato per la realizzazione del gemellaggio. È possibile ottenere il rimborso di queste spese per un massimo del 10% del contributo concesso, ad esempio:

Contributo concesso: € 6.000

Massimo spese di personale rimborsabili: € 600

Qualora venisse inserito nel rendiconto un importo di spese di personale maggiore del limite del 10% previsto, sarà cura della segreteria accettare l’importo fino al limite previsto e non tenere in considerazione la parte eccedente.

Una volta conclusa la procedura di valutazione e pubblicata la graduatoria, ai Comuni vincitori è inviata una mail che comunica l’assegnazione del contributo e che richiede di firmare una dichiarazione sull’utilizzo del contributo. A seguito della restituzione della dichiarazione firmata e corredata dei dati bancari richiesti, AICCRE FVG provvede al pagamento del 60% del contributo concesso. A gennaio dell’anno successivo, in seguito alla ricezione e verifica sui rendiconti ricevuti in dicembre, viene effettuato il pagamento del saldo.

Il preventivo presentato in fase di candidatura del progetto non è vincolante: è comprensibile che nel corso della realizzazione delle attività ci possano essere modifiche al rialzo o al ribasso delle spese ipotizzate in fase di pianificazione. L’unica ipotesi in cui questa differenza è rilevante è quella in cui la spesa totale sia significativamente inferiore a quanto preventivato, ovvero con una differenza sufficiente ad alterare il calcolo del contributo all’80%.

Infatti, alla ricezione del rendiconto, l’80% sarà calcolato sulle spese effettivamente sostenute: nel caso in cui il Comune spendesse meno di quanto preventivato e qualora questo determinasse un diverso importo del contributo AICCRE, esso sarà trattenuto dal pagamento del saldo (o sarà richiesta la restituzione parziale o totale del contributo già versato).

Esempi:

Preventivo: € 10.000

Contributo assegnato: € 6.000 (il contributo copre l’80% delle spese e comunque fino a un massimo di € 6.000)

CASO 1:

Spesa effettiva: € 7.000

80% spesa effettiva: € 5.600 -> contributo ridotto di € 400, perché la spesa totale è stata ridotta al punto che il contributo inizialmente assegnato (€ 6.000) coprirebbe più dell’80% dei costi sostenuti

CASO 2:

Spesa effettiva: € 8.000

80% spesa effettiva: € 6.400 -> contributo invariato (€ 6.000), perché a fronte della spesa totale, sebbene ridotta, il contributo assegnato (€ 6.000) non supera l’80%

Nel caso in cui il contributo sia stato affidato a un'associazione, ai fini del rendiconto è necessario presentare:

• copia dell'atto con cui il Comune beneficiario ha concesso il contributo all'associazione (es. delibera)
• copia della convenzione stipulata tra il Comune e l'associazione. Dalla convenzione deve risultare evidente che il contributo sarà utilizzato per la realizzazione del gemellaggio
• prova del pagamento (bonifico e quietanza)

Non esiste una lista di tipologie di attività. Come regola generale, tutto ciò che può essere ricondotto alle attività di gemellaggio è ammesso. Può trattarsi di spettacoli, visite al territorio, attività culturali come mostre, realizzazione di pubblicazioni o video, creazione di programmi di attività congiunti da realizzarsi eventualmente anche nel corso degli anni successivi. In caso di dubbio è sempre possibile rivolgersi alla segreteria in fase di scrittura della proposta per una verifica.

Le attività rimborsabili sono quelle che si svolgono dalla data di pubblicazione del bando al 31/12 del medesimo anno. Nel caso in cui le attività inizino prima della data di pubblicazione del bando o terminino dopo il 31/12, saranno rimborsabili esclusivamente i costi sostenuti all’interno del periodo indicato, mentre i costi sostenuti al di fuori di queste date non saranno rendicontabili all’interno del progetto di gemellaggio finanziato.

Attualmente il bando non esclude né prevede attività congiunte tra Comuni non gemellati con formale documento. Tuttavia, prevede sia attribuito un punteggio maggiore ai nuovi gemellaggi. E' consigliabile perciò inviare comunque la propria candidatura specificando nell'apposito documento da compilare, le relazioni intrattenute finora col Comune estero e se il progetto è in funzione di un’eventuale formalizzazione  del gemellaggio entro la fine dell’anno.

Una lista aggiornata degli Stati Membri dell’Unione Europea e dei Paesi candidati si trova qui https://europa.eu/european-union/about-eu/countries_it Il bando gemellaggi di AICCRE FVG finanzia esclusivamente progetti di gemellaggio con Paesi appartenenti a questi due gruppi di paesi.

Si tratta di un programma di finanziamento dell’Unione Europea rivolto ai cittadini e ai Comuni. Il suo scopo è quello di rafforzare la partecipazione dei cittadini europei nei processi democratici a livello europeo, migliorando la loro conoscenza delle istituzioni dell’UE, della sua storia e dei suoi valori fondanti. Questi obiettivi sono perseguiti attraverso vari tipi di bandi europei, tra i quali AICCRE FVG ha individuato i “Gemellaggi di città” (Town Twinning) e le “Reti di città” (Networks of towns). Si tratta di opportunità molto interessanti per la realizzazione di progetti di gemellaggio di ampio respiro, finanziati dalla Commissione Europea (fino a 25.000 € per il Gemellaggio di Città e da 10.000 a 150.000 € per le Reti di città).

Che cosa c’entra con il bando gemellaggi di AICCRE FVG? Qualora in fase di valutazione un progetto fosse giudicato sufficientemente competitivo da essere inviato ad uno dei sopracitati bandi europei, AICCRE FVG metterà gratuitamente a disposizione dei consulenti appositamente ingaggiati per la redazione e l’invio della proposta. L’eventuale individuazione del progetto ritenuto valido da parte della Commissione valutatrice, sarà comunicata unitamente all’esito del bando gemellaggi.

Per saperne di più: https://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens_en (a questa pagina è possibile scaricare la guida al programma Europa per i Cittadini in lingua italiana)

Gli elaborati vengono valutati da una commissione tecnica composta solitamente da un rappresentante AICCRE FVG e da 2 esperti in progettazione europea e/o in formazione agli Enti Locali.

Commissione gemellaggi 2019

Il limite dell’80% è applicato in conformità a quanto stabilito dalla Regione FVG per lo stanziamento dedicato ai gemellaggi.

No, ogni comune può inviare al massimo una proposta progettuale, che tuttavia può contenere attività con più di un comune gemellato o da gemellare.